消防认证企业编制体系文件应注意什么?

    消防认证企业编制体系文件应注意什么?体系文件在编写过程中需要注意的问题都有哪些?对于消防认证辅导机构伊俐信来说,这些编制体系文件熟不熟悉?

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    方法:

        注意事项一、体系文件的先进性和经济性

     

        认证规则提出的要求是对生产企业的通用要求。有的基础薄弱的企业,在按照认证规则的要求编写体系文件时,担心今后难以施行。为促进质量管理的科学性、先进性。生产企业应坚持认证规则的要求,严格对各项质量活动的控制。同时,考虑到管理成本,体系的实际运作既要符合要求,又要合理、实用、可操作,尽可能降低运行成本。

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        注意事项二、体系文件的系统性和一致性

     

        体系文件呈金字塔型结构,所有的文件都共存于一个系统,文件之间相互关联、相互引用。质量手册是纲领性文件,其他文件都不能有与他不符或矛盾的地方,而只能是它的细化、展开或具体化。在文本的表现形式上,应采用统一的格式,按照同一规则编号。为了做到体系文件的系统性和一致性,需要主编和所有参与编写人员的充分沟通和协作。

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        注意事项三、体系文件的符合性和权威性

     

        质量手册、程序文件的内容应符合认证规则的要求,不能随意裁减质量要求。作业指导书要有可靠的技术依据,符合相关规范性文件的要求。体系文件应履行起草、审核、批准手续、由责任部门编号、印刷、发布,明确文件解释人,确立并维护其在生产企业内部的“法规”地位,而不仅仅是在文件中包含批准人的姓名这一形式。

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    质量手册和程序文件,先编哪个比较好?

        质量管理体系文件化是质量管理体系有效运行的基础,体系文件化不是单纯的文字工作,而是伴随着体系的策划、建立、记录着体系从建立、试运行到不断完善的发展历程。先编手册后编程序文件和先编程序文件后编手册各有利弊。如果先写手册,对要素(过程的原则性描述难以体现生产企业质量管理的特色。如果先写程序文件,没有手册作指导,不确定因素多,编写效率受到影响。为此,很多生产企业采取了“齐头并进”的办法。成立体系文件编写小组,由质量主管负责,学习认证规则和质量管理知识以及先进生产企业的管理经验,深入理解和掌握认证规则。在初步确定组织机构、部门职能和人员职责以后,根据认证规则和实际工作的需要,讨论确定需编写的程序文件目录,由质量主管执笔编写质量手册,由参与过程和活动的人员分头编写程序文件。

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        由参与过程和活动的人员来编写程序文件的好处在于:由于起草人对该项工作比较熟悉,了解国家相关法规的规定、生产企业现行管理程序形成的历史原因、目前工作状况和日常工作中相关部门的反映,写出来的程序更容易贴近实际,同时也有利于使员工产生参与感和责任感。

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    质量手册和程序文件是否体现编写者个人的意愿?

        质量手册和程序文件是一种对生产企业内部具有法规性质的应用文件。它是在全面满足认证规则的基础上,管理层就生产企业质量管理体系达成的共识。因此,高层管理者对质量工作的认识和质量管理体系的科学构建,是体系文件编写工作的基础和前提。这就要求质量手册和程序文件不能搀杂编写者个人的意愿,满足认证规则并真实体现管理层的要求。

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        虽然,质量手册和程序文件的编写不同于专业技术论文。它要求起草人员不仅对认证规则有较为全面、准确和深刻的理解,对生产企业的现状有正确、真实的认识,对生产企业高层管理者的意图能充分领会,而且还要有驾驭文字的能力,掌握文件编写技巧。只有具备了以上要求,起草人员才能编写出一份好的体系文件。

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    什么情况下需要更改手册和程序文件?

        尽管保持生产企业质量管理体系的基本稳定是其持续、有效运行的基础,但是随着内外环境的变化,各质量要素以及体系标准对要素的要求会发生变化,质量体系文件的更改(换版或修订)也就不可避免。

     

        质量手册作为生产企业质量管理方面纲领性的文件,更改不应过于频繁。如果不考虑个别文字的修改和斟误的话,文件有必要进行实质性修订的情况并不多,一般情况下,引起质量手册换版或修订的原因有:

     

        · 《质量手册》所依据的标准、法规、规范发生变化;

     

        · 生产企业组织结构和管理结构发生变化;

     

        · 由于外部环境的变化,对质量要素(过程)的要求随之发生了变化。

     

        与质量手册相比,程序文件更改较为频繁,除了手册更改,程序文件也要做相应更改以外,任何为提高工作质量或工作效率而对原有操作程序进行更改、更新的,包括新增工作内容、改变工作要求、更改工作流程等都有可能导致程序文件的更改。

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    质量手册和程序文件的编制格式有何不同?

        GB/T19023-2003 《质量管理体系文件指南》4.4.1条指出:“本标准允许各类组织在将其质量管理体系形成文件时,在文件的结构、格式、内容或表述的方法方面的灵活性。”“在4.5.1条指出:”程序文件(硬拷贝或电子媒体)的结构和格式应当由组织通过文字内容、流程图、表格以及上述形成的组合,或组织所需要的任何其他适宜的方式做出规定。“

     

        手册对质量要素(过程)进行原则性描述,可包括或引用支持性程序。根据GB/T19023的要求,程序文件应包括标题、目的、范围、职责和权限、活动的描述、记录、附录几方面的内容。

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        质量手册一般不对每个要素(过程)的目的、适用范围和职责进行叙述。一个要素(过程)的控制可能涉及多项工作,每项工作程序都有自己的目的、适用范围、涉及到的相关部门或人员的职责。而程序是围绕一项工作而展开的,需要对某些问题做出具体的解释或说明并提出质量标准要求,因此每个程序都需要对目的、范围、职责进行描述,但对某一个质量要素(过程)而言,描述其目的、适用范围、职责是不恰当的。

     

        质量手册是适用于生产企业内部的一部”法规性“文件,从篇章结构上看完全是一部完整的书,有前言、概述、引用文件、术语和定义、主体、索引、有的手册最后还是后记,分章节、有附录。而程序文件之间是靠相互引用来发生联系的,每个程序文件相对独立,内容单一,只针对生产企业的某一项工作。如果把所有程序文件编在一起,我们称之为程序文件汇编。

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